Las
entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal, a través de
preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o
empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios
potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionarán datos o serán
afectados por la aplicación propuesta. El analista puede entrevistar al personal
en forma individual o en grupos algunos analistas prefieren este método a las
otras técnicas que se estudiarán más adelante. Sin embargo, las entrevistas no
siempre son la mejor fuente de datos de aplicación.
Dentro
de una organización, la entrevistas es la técnica más significativa y
productiva de que dispone el analista para recabar datos. En otras palabras, la
entrevistas es un intercambio de información que se efectúa cara a cara. Es un
canal de comunicación entre el analista y la organización; sirve para obtener
información acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas, así como
concejo y comprensión por parte del usuario para toda idea o método nuevos. Por
otra parte, la entrevista ofrece al analista una excelente oportunidad para
establecer una corriente de simpatía con el personal usuario, lo cual es
fundamental en transcurso del estudio.
Preparación
de la Entrevista
- Determinar la posición que ocupa de la organización el futuro entrevistado, sus responsabilidades básicas, actividades, etc. (Investigación).
- Preparar las preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios (Organización).
- Fijar un límite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista. (Sicología).
- Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad (Sicología).
- Hacer la cita con la debida anticipación (Planeación).
Conducción
de la Entrevista
- Explicar con toda amplitud el propósito y alcance del estudio (Honestidad).
- Explicar la función propietaria como analista y la función que se espera conferir al entrevistado. (Imparcialidad).
- Hacer preguntas específicas para obtener respuestas cuantitativas (Hechos).
- Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad y actitudes similares (habilidad).
- Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad).
- Ser cortés y comedio, absteniéndose de emitir juicios de valores. (Objetividad).
- Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al margen de la cuestión.
- Escuchar atentamente lo que se dice, guardándose de anticiparse a las respuestas (Comunicación).
Secuela
de la Entrevista
- Escribir los resultados (Documentación).
- Entregar una copia al entrevistado, solicitando su conformación, correcciones o adiciones. (Profesionalismo).
- Archivar los resultados de la entrevista para referencia y análisis posteriores (Documentación).
Recabar
datos mediante la Entrevista
La
entrevista es una forma de conversación, no de interrogación, al analizar las
características de los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por
sus conocimientos sobre el sistema, los analistas pueden conocer datos que no
están disponibles en ningún otra forma.
En las investigaciones
de sistema, las formas cualitativas y cuantitativas de la información
importantes. La información cualitativa está relacionada con opinión, política
y descripciones narrativas de actividades o problemas, mientras que las
descripciones cuantitativas tratan con números frecuencia, o cantidades. A
menudo las entrevistas pueden ser la mejor fuente de información cualitativas,
los otros métodos tiende a ser más útiles en la recabación de datos
cuantitativos.
Son
valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencia en relación a como se
podría hacer el trabajo; las entrevistas a veces es la mejor forma para conocer
las actividades de las empresas. La entrevista pueden descubrir rápidamente
malos entendidos, falsa expectativa o incluso resistencia potencial para las
aplicaciones de desarrollo; más aún, a menudo es más fácil calendarizar una
entrevista con los gerentes de alto nivel, que pedirle que llenen cuestionario.
Determinación
del tipo de Entrevista
La estructura
de la entrevista varia. Si el objetivo de la entrevista radica en adquirir
información general, es conveniente elaborar una serie de pregunta sin
estructura, con una sesión de preguntas y respuesta libres
Las
entrevistas estructuradas utilizan pregunta estandarizada. El formato de
respuestas para las preguntas pueden ser abierto o cerrado; las preguntas para
respuestas abierta permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que
parezca apropiado. Pueden contestar por completo con sus propias palabras. Con
las preguntas para respuesta cerradas se proporcionan al usuario un conjunto de
respuesta que se pueda seleccionar. Todas las personas que respondes se basan
en un mismo conjunto de posible respuestas.
Los
analistas también deben dividir el tiempo entre desarrollar preguntas para
entrevistas y analizar respuesta. La entrevista no estructurada no requiere
menos tiempos de preparación, porque no necesita tener por anticipado las
palabras precisas de las preguntas. Analizar las respuestas después de la
entrevista lleva más tiempo que con la entrevista estructuradas. El mayor costo
radica en la preparación, administración y análisis de las entrevistas
estructuradas para pregunta cerradas.
